Integración del motor de reservas con el PMS: sin copiar datos
Un inquilino reserva una habitación en su web un domingo por la noche. El lunes, alguien copia el nombre, las fechas, el alquiler, la fianza y los gastos en el PMS, bloquea las fechas en Airbnb y en los portales, prepara el contrato y el plan de pagos, y cruza los dedos para que nadie más se haya quedado la habitación mientras tanto. A 15-20 minutos por reserva, 40 reservas directas al mes son 10-13 horas copiando, y cada importe que se vuelve a escribir es una ocasión para un error.
Con el motor de reservas de Vivin no hay nada que copiar. La web de reservas lee las habitaciones de Vivin, y una reserva directa entra en Vivin como una reserva normal, con las fechas, el alquiler, la fianza y los gastos. Eso es un motor de reservas integrado con el PMS: las reservas directas entran en su PMS, cierran las fechas en todos los canales y pasan al contrato, al plan de pagos y al check-in.
¿Por qué sale mal copiar a mano las reservas directas?
- Errores con el dinero - un alquiler de 650 € escrito como 560 €, o una fianza olvidada, aparece semanas después como una deuda que nadie debe.
- Una ventana para reservas dobles - entre la reserva y el momento en que alguien bloquea las fechas, la habitación sigue a la venta en todas partes.
- Dos anuncios que mantener - precios, fotos y disponibilidad editados en la web y otra vez en el PMS acaban por no coincidir.
- Papeleo lento - el contrato y el plan de pagos esperan hasta que alguien tiene tiempo de introducir la reserva.
¿Qué pasa después de que un inquilino reserva en su web de reservas?
1. La habitación viene de Vivin
No hay un segundo anuncio que mantener para la web de reservas: el alquiler, la disponibilidad y las fotos vienen de Vivin. Cambie un alquiler o bloquee una habitación en Vivin, y la web de reservas lo sigue. Las reglas de estancia de la habitación, como la estancia mínima y máxima y la ventana de reserva, deciden qué fechas puede elegir el inquilino.
2. La reserva entra en Vivin
Cuando el inquilino reserva y paga el primer mes de alquiler, la reserva llega a Vivin como una reserva normal, en la habitación correcta, con el inquilino, las fechas, el alquiler y la fianza y los gastos del anuncio. Nadie la introduce a mano, y queda en la misma lista de reservas que las de sus otros canales.
3. Las fechas se cierran en todos los canales
Como la reserva está en Vivin, sus fechas quedan ocupadas en todos los sitios donde Vivin publica la habitación: en el Multicalendar, en Airbnb y Booking.com a través del channel manager nativo, y en los portales que alimenta su channel manager. Los canales conectados por enlace de calendario reciben el cambio en la siguiente sincronización.
4. El contrato
La reserva queda lista para el mismo flujo de contrato que cualquier reserva de Vivin: el contrato se genera a partir de su plantilla con los datos de la reserva, y el inquilino lo firma online, junto con el segundo inquilino o el avalista, si los hay.
5. El plan de pagos
La fianza, los gastos y los alquileres mensuales van al plan de pagos de la reserva, del mismo tipo que usa en todas las demás reservas, y se cobran con los pagos de Vivin.
6. Check-in
Si usa el check-in digital de Vivin, el inquilino sigue los mismos pasos que todos los demás antes de llegar: contrato, pagos de entrada, hora de llegada y normas de la casa.
Reserva directa en el PMS o copia a mano: las cifras
Una estimación ilustrativa para un operador con 40 reservas directas al mes:
| Paso | Copiado de emails y formularios | Web de reservas conectada a Vivin |
|---|---|---|
| Crear la reserva con fechas, alquiler, fianza y gastos | 10-15 minutos | Creada por la propia reserva |
| Bloquear las fechas en los demás canales | 3-5 minutos, más una ventana de riesgo | Cerradas desde la reserva |
| Revisar los importes en busca de errores | 2-3 minutos | Vienen del anuncio |
| Actualizar alquiler, fotos y disponibilidad en la web | 1-2 horas al mes | Hecho una vez, en Vivin |
| Tiempo del equipo al mes (40 reservas) | 12-17 horas | Menos de 1 hora de revisión |
Son unas 11-16 horas al mes que recupera su equipo, y una ventana mucho más corta en la que una habitación reservada en su web sigue a la venta en otros canales.
Una reserva directa del domingo por la noche al lunes por la mañana
Piense en un operador de coliving en Lisboa con 80 habitaciones, como ejemplo ilustrativo. El domingo a las 23:10, una estudiante reserva en la web de reservas del operador una habitación de 650 € desde el 1 de febrero, por cinco meses, y paga el primer mes de alquiler con tarjeta. El lunes a las 9:00, la reserva ya está en Vivin con las fechas, el alquiler de 650 € y la fianza de 650 € y los gastos de gestión de 150 € del anuncio, y la habitación está cerrada en Airbnb y en los portales. El equipo la revisa y envía el contrato, como en cualquier reserva: unos cinco minutos en lugar de veinte.
Cómo conectar su web de reservas con Vivin
- Mantenga al día en Vivin el alquiler, la disponibilidad y las fotos de cada habitación: la web de reservas los lee de ahí.
- Defina las reglas de estancia de cada habitación: estancia mínima y máxima y ventana de reserva.
- Conecte sus otros canales en Vivin, para que una reserva directa cierre las fechas en todas partes.
- Prepare su plantilla de contrato y sus ajustes de pagos, para que cada nueva reserva esté lista para firmar y cobrar.
Vea qué incluye el motor de reservas de Vivin, lea cómo los inquilinos pagan el primer mes de alquiler al reservar, o reserve una demo para seguir una reserva directa desde su web hasta Vivin.
Preguntas frecuentes
¿Las reservas directas de mi web entran directamente en el PMS?
Sí. Una reserva hecha en una web de reservas de Vivin entra en Vivin como una reserva normal, en la habitación correcta, con el inquilino, las fechas, el alquiler y la fianza y los gastos del anuncio. Nadie la introduce a mano y, a partir de ahí, sigue el mismo contrato, plan de pagos y check-in que sus demás reservas.
¿Tengo que mantener un anuncio aparte para mi web de reservas?
No. La web de reservas lee las habitaciones de Vivin: el alquiler, la disponibilidad y las fotos vienen de ahí. Cuando cambia un alquiler o bloquea una habitación en Vivin, la web de reservas lo sigue, así que no hay un segundo anuncio que mantener sincronizado.
¿Se puede reservar dos veces una habitación entre mi web y Airbnb o los portales?
La web de reservas solo ofrece fechas que están libres en Vivin, y una reserva en Vivin cierra sus fechas en los canales a los que Vivin está conectado: mediante la API en Airbnb y Booking.com, y en la siguiente sincronización en los canales conectados por enlace de calendario. Eso cierra la ventana que se abre cuando alguien tiene que bloquear las fechas a mano.
¿Cuánto ahorra un motor de reservas integrado con el PMS?
Sobre todo tiempo de copia y errores. En una estimación ilustrativa, un operador con 40 reservas directas al mes dedica 12-17 horas a copiar reservas, bloquear fechas y revisar importes a mano, frente a menos de una hora de revisión cuando la web de reservas y el PMS comparten los mismos datos.
Reserve una vez, venda en todas partes. Cuando su web de reservas y su PMS comparten las mismas habitaciones, una reserva directa necesita una revisión, no que alguien la vuelva a escribir.
