Motor de reservas integrado no PMS: reservas diretas sem copiar
Um inquilino reserva um quarto no seu website num domingo à noite. Na segunda-feira, alguém copia o nome, as datas, a renda, a caução e as taxas para o PMS, bloqueia as datas no Airbnb e nos portais, prepara o contrato e o plano de pagamentos, e espera que mais ninguém tenha ficado com o quarto entretanto. A 15-20 minutos por reserva, 40 reservas diretas por mês são 10-13 horas a copiar, e cada valor reescrito é uma oportunidade para um erro.
Com o motor de reservas da Vivin, não há nada para copiar. O site de reservas lê os quartos da Vivin, e uma reserva direta entra na Vivin como uma reserva normal, com as datas, a renda, a caução e as taxas. É isto um motor de reservas integrado no PMS: as reservas diretas entram no seu PMS, fecham as datas em todos os canais e seguem para o contrato, o plano de pagamentos e o check-in.
Porque é que copiar reservas diretas à mão corre mal?
- Erros no dinheiro - uma renda de €650 escrita como €560, ou uma caução esquecida, aparece semanas depois como uma dívida que ninguém deve.
- Uma janela para reservas duplicadas - entre a reserva e o momento em que alguém bloqueia as datas, o quarto continua à venda em todo o lado.
- Dois anúncios para manter - preços, fotografias e disponibilidade editados no website e de novo no PMS acabam por divergir.
- Papelada lenta - o contrato e o plano de pagamentos esperam até alguém ter tempo para introduzir a reserva.
O que acontece depois de um inquilino reservar no seu site de reservas?
1. O quarto vem da Vivin
Não há um segundo anúncio para manter no site de reservas: a renda, a disponibilidade e as fotografias vêm da Vivin. Altere uma renda ou bloqueie um quarto na Vivin, e o site de reservas acompanha. As regras de estadia do quarto, como a estadia mínima e máxima e a janela de reserva, decidem que datas o inquilino pode escolher.
2. A reserva entra na Vivin
Quando o inquilino reserva e paga o primeiro mês de renda, a reserva chega à Vivin como uma reserva normal, no quarto certo, com o inquilino, as datas, a renda e a caução e as taxas do anúncio. Ninguém a introduz à mão, e fica na mesma lista de reservas que as dos seus outros canais.
3. As datas fecham em todos os canais
Como a reserva está na Vivin, as suas datas ficam ocupadas em todos os sítios onde a Vivin publica o quarto: no Multicalendar, no Airbnb e no Booking.com através do channel manager nativo, e nos portais que o seu channel manager alimenta. Os canais ligados por link de calendário recebem a alteração na sincronização seguinte.
4. O contrato
A reserva fica pronta para o mesmo fluxo de contrato de qualquer reserva da Vivin: o contrato é gerado a partir do seu modelo com os dados da reserva, e o inquilino assina-o online, juntamente com o segundo inquilino ou o fiador, se houver.
5. O plano de pagamentos
A caução, as taxas e as rendas mensais vão para o plano de pagamentos da reserva, do mesmo tipo que usa em todas as outras reservas, e são cobradas com os pagamentos da Vivin.
6. Check-in
Se usar o check-in digital da Vivin, o inquilino segue os mesmos passos que todos os outros antes de chegar: contrato, pagamentos de entrada, hora de chegada e regras da casa.
Reserva direta no PMS ou cópia à mão: os números
Uma estimativa ilustrativa para um operador com 40 reservas diretas por mês:
| Passo | Copiado de emails e formulários | Site de reservas ligado à Vivin |
|---|---|---|
| Criar a reserva com datas, renda, caução e taxas | 10-15 minutos | Criada pela própria reserva |
| Bloquear as datas nos outros canais | 3-5 minutos, mais uma janela de risco | Fechadas a partir da reserva |
| Verificar os valores à procura de erros | 2-3 minutos | Vêm do anúncio |
| Atualizar renda, fotografias e disponibilidade no website | 1-2 horas por mês | Feito uma vez, na Vivin |
| Tempo da equipa por mês (40 reservas) | 12-17 horas | Menos de 1 hora de revisão |
São cerca de 11-16 horas por mês devolvidas à equipa, e uma janela muito mais curta em que um quarto reservado no seu site continua à venda noutros canais.
Uma reserva direta de domingo à noite a segunda de manhã
Pense num operador de coliving em Lisboa com 80 quartos, como exemplo ilustrativo. No domingo às 23:10, uma estudante reserva no site de reservas do operador um quarto de €650 a partir de 1 de fevereiro, por cinco meses, e paga o primeiro mês de renda por cartão. Na segunda-feira às 9:00, a reserva já está na Vivin com as datas, a renda de €650 e a caução de €650 e a taxa administrativa de €150 do anúncio, e o quarto está fechado no Airbnb e nos portais. A equipa revê-a e envia o contrato, como em qualquer reserva: cerca de cinco minutos em vez de vinte.
Como ligar o seu site de reservas à Vivin
- Mantenha a renda, a disponibilidade e as fotografias de cada quarto atualizadas na Vivin: o site de reservas lê-as de lá.
- Defina as regras de estadia de cada quarto: estadia mínima e máxima e janela de reserva.
- Ligue os seus outros canais na Vivin, para que uma reserva direta feche as datas em todo o lado.
- Prepare o seu modelo de contrato e as definições de pagamentos, para que cada nova reserva esteja pronta a assinar e a cobrar.
Veja o que inclui o motor de reservas da Vivin, leia como os inquilinos pagam o primeiro mês de renda na reserva, ou marque uma demonstração para acompanhar uma reserva direta do seu site até à Vivin.
Perguntas frequentes
As reservas diretas do meu website entram diretamente no PMS?
Sim. Uma reserva feita num site de reservas da Vivin entra na Vivin como uma reserva normal, no quarto certo, com o inquilino, as datas, a renda e a caução e as taxas do anúncio. Ninguém a introduz à mão e, a partir daí, segue o mesmo contrato, plano de pagamentos e check-in que as suas outras reservas.
Tenho de manter um anúncio separado para o meu site de reservas?
Não. O site de reservas lê os quartos da Vivin: a renda, a disponibilidade e as fotografias vêm de lá. Quando altera uma renda ou bloqueia um quarto na Vivin, o site de reservas acompanha, por isso não há um segundo anúncio para manter sincronizado.
Um quarto pode ser reservado duas vezes entre o meu website e o Airbnb ou os portais?
O site de reservas só oferece datas que estão livres na Vivin, e uma reserva na Vivin fecha as suas datas nos canais a que a Vivin está ligada: através da API no Airbnb e no Booking.com, e na sincronização seguinte nos canais ligados por link de calendário. Isso fecha a janela que se abre quando alguém tem de bloquear as datas à mão.
Quanto poupa um motor de reservas integrado no PMS?
Sobretudo tempo de cópia e erros. Numa estimativa ilustrativa, um operador com 40 reservas diretas por mês gasta 12-17 horas a copiar reservas, bloquear datas e verificar valores à mão, contra menos de uma hora de revisão quando o site de reservas e o PMS partilham os mesmos dados.
Reserve uma vez, venda em todo o lado. Quando o seu site de reservas e o seu PMS partilham os mesmos quartos, uma reserva direta precisa de uma revisão, não de ser escrita outra vez.
