Motore di prenotazione integrato nel PMS: niente copia e incolla
Un inquilino prenota una stanza sul tuo sito una domenica sera. Il lunedì qualcuno copia nome, date, affitto, deposito e spese nel PMS, blocca le date su Airbnb e sui portali, prepara il contratto e il piano di pagamento, e spera che nel frattempo nessun altro abbia preso la stanza. A 15-20 minuti per prenotazione, 40 prenotazioni dirette al mese sono 10-13 ore di copia, e ogni importo riscritto è un'occasione di errore.
Con il motore di prenotazione di Vivin non c'è niente da copiare. Il sito di prenotazione legge le stanze da Vivin, e una prenotazione diretta entra in Vivin come una prenotazione normale, con le date, l'affitto, il deposito e le spese. Questo è un motore di prenotazione integrato nel PMS: le prenotazioni dirette entrano nel tuo PMS, chiudono le date su tutti i canali e passano al contratto, al piano di pagamento e al check-in.
Perché copiare a mano le prenotazioni dirette va storto?
- Errori sui soldi - un affitto di 650 € scritto come 560 €, o un deposito dimenticato, salta fuori settimane dopo come un debito che nessuno deve.
- Una finestra per le doppie prenotazioni - tra la prenotazione e il momento in cui qualcuno blocca le date, la stanza resta in vendita ovunque.
- Due annunci da gestire - prezzi, foto e disponibilità modificati sul sito e di nuovo nel PMS finiscono per non coincidere.
- Burocrazia lenta - il contratto e il piano di pagamento aspettano che qualcuno abbia il tempo di inserire la prenotazione.
Cosa succede dopo che un inquilino prenota sul tuo sito di prenotazione?
1. La stanza arriva da Vivin
Non c'è un secondo annuncio da gestire per il sito di prenotazione: affitto, disponibilità e foto arrivano da Vivin. Cambia un affitto o blocca una stanza in Vivin, e il sito di prenotazione si adegua. Le regole di soggiorno della stanza, come il soggiorno minimo e massimo e la finestra di prenotazione, decidono quali date l'inquilino può scegliere.
2. La prenotazione entra in Vivin
Quando l'inquilino prenota e paga il primo mese di affitto, la prenotazione arriva in Vivin come una prenotazione normale, sulla stanza giusta, con l'inquilino, le date, l'affitto e il deposito e le spese dell'annuncio. Nessuno la inserisce a mano, e finisce nello stesso elenco di prenotazioni di quelle degli altri canali.
3. Le date si chiudono su tutti i canali
Dato che la prenotazione è in Vivin, le sue date risultano occupate ovunque Vivin pubblichi la stanza: nel Multicalendar, su Airbnb e Booking.com tramite il channel manager nativo e sui portali che il tuo channel manager alimenta. I canali collegati tramite link di calendario ricevono la modifica alla sincronizzazione successiva.
4. Il contratto
La prenotazione è pronta per lo stesso flusso di contratto di qualsiasi prenotazione Vivin: il contratto viene generato dal tuo modello con i dati della prenotazione, e l'inquilino lo firma online, insieme all'eventuale secondo inquilino o garante.
5. Il piano di pagamento
Il deposito, le spese e gli affitti mensili vanno nel piano di pagamento della prenotazione, dello stesso tipo che usi per tutte le altre prenotazioni, e vengono incassati con i pagamenti di Vivin.
6. Check-in
Se usi il check-in digitale di Vivin, l'inquilino segue gli stessi passaggi di tutti gli altri prima di arrivare: contratto, pagamenti d'ingresso, orario di arrivo e regole della casa.
Prenotazione diretta nel PMS o copia a mano: i numeri
Una stima indicativa per un operatore con 40 prenotazioni dirette al mese:
| Passaggio | Copiato da email e moduli | Sito di prenotazione collegato a Vivin |
|---|---|---|
| Creare la prenotazione con date, affitto, deposito e spese | 10-15 minuti | Creata dalla prenotazione stessa |
| Bloccare le date sugli altri canali | 3-5 minuti, più una finestra di rischio | Chiuse a partire dalla prenotazione |
| Controllare gli importi per cercare errori | 2-3 minuti | Presi dall'annuncio |
| Aggiornare affitto, foto e disponibilità sul sito | 1-2 ore al mese | Fatto una volta, in Vivin |
| Tempo del team al mese (40 prenotazioni) | 12-17 ore | Meno di 1 ora di verifica |
Sono circa 11-16 ore al mese restituite al team, e una finestra molto più breve in cui una stanza prenotata sul tuo sito resta in vendita altrove.
Una prenotazione diretta dalla domenica sera al lunedì mattina
Prendiamo come esempio indicativo un operatore di coliving a Lisbona con 80 stanze. Domenica alle 23:10, una studentessa prenota sul sito dell'operatore una stanza da 650 € dal 1° febbraio, per cinque mesi, e paga il primo mese di affitto con carta. Lunedì alle 9:00 la prenotazione è già in Vivin con le date, l'affitto di 650 € e il deposito di 650 € e le spese amministrative di 150 € dell'annuncio, e la stanza è chiusa su Airbnb e sui portali. Il team la controlla e invia il contratto, come per qualsiasi prenotazione: circa cinque minuti invece di venti.
Come collegare il tuo sito di prenotazione a Vivin
- Tieni aggiornati in Vivin affitto, disponibilità e foto di ogni stanza: il sito di prenotazione li legge da lì.
- Imposta le regole di soggiorno di ogni stanza: soggiorno minimo e massimo e finestra di prenotazione.
- Collega gli altri canali in Vivin, così una prenotazione diretta chiude le date ovunque.
- Prepara il modello di contratto e le impostazioni dei pagamenti, così ogni nuova prenotazione è pronta da firmare e incassare.
Scopri cosa include il motore di prenotazione di Vivin, leggi come gli inquilini pagano il primo mese di affitto alla prenotazione, oppure prenota una demo per seguire una prenotazione diretta dal tuo sito fino a Vivin.
Domande frequenti
Le prenotazioni dirette dal mio sito entrano direttamente nel PMS?
Sì. Una prenotazione fatta su un sito di prenotazione Vivin entra in Vivin come una prenotazione normale, sulla stanza giusta, con l'inquilino, le date, l'affitto e il deposito e le spese dell'annuncio. Nessuno la inserisce a mano e da lì segue lo stesso contratto, piano di pagamento e check-in delle altre prenotazioni.
Devo gestire un annuncio separato per il mio sito di prenotazione?
No. Il sito di prenotazione legge le stanze da Vivin: affitto, disponibilità e foto arrivano da lì. Quando cambi un affitto o blocchi una stanza in Vivin, il sito di prenotazione si adegua, quindi non c'è un secondo annuncio da tenere sincronizzato.
Una stanza può essere prenotata due volte tra il mio sito e Airbnb o i portali?
Il sito di prenotazione offre solo date libere in Vivin, e una prenotazione in Vivin chiude le sue date sui canali a cui Vivin è collegato: tramite API su Airbnb e Booking.com, e alla sincronizzazione successiva sui canali collegati tramite link di calendario. Così si chiude la finestra che si apre quando qualcuno deve bloccare le date a mano.
Quanto fa risparmiare un motore di prenotazione integrato nel PMS?
Soprattutto tempo di copia ed errori. In una stima indicativa, un operatore con 40 prenotazioni dirette al mese passa 12-17 ore a copiare prenotazioni, bloccare date e controllare importi a mano, contro meno di un'ora di verifica quando il sito di prenotazione e il PMS condividono gli stessi dati.
Prenota una volta, vendi ovunque. Quando il tuo sito di prenotazione e il tuo PMS condividono le stesse stanze, una prenotazione diretta va solo controllata, non riscritta.
