Comment l'IA élimine le casse-tête de la facturation des consommations dans les logements partagés

Si vous gérez des logements partagés - coliving, résidences étudiantes ou appartements loués à la chambre - vous connaissez la difficulté. Chaque mois, les factures d'eau, d'électricité, de gaz et d'internet arrivent, et chacune doit être rattachée au bon bien, répartie entre les locataires qui y ont réellement vécu et comparée aux charges que chaque loyer inclut. Quinze appartements avec quatre factures mensuelles, cela fait 60 calculs de ce type par mois.

Le module Utilities de Vivin transforme cette routine en simple vérification : le lecteur de factures par IA extrait les données de chaque facture, Vivin la rattache à son bien grâce au numéro de contrat, répartit le coût par nuit entre les chambres occupées et, une fois la validation de votre équipe obtenue, ne facture que ce qui dépasse les charges incluses dans chaque réservation.

Le cauchemar de la facturation manuelle

Voici à quoi ressemble la facturation des charges sans automatisation :

1. Recevoir une facture (le plus souvent un PDF du fournisseur)
2. Déterminer à quel bien elle correspond (le format d'adresse du fournisseur correspond rarement au vôtre)
3. Noter la période de facturation et le montant total
4. Identifier les locataires qui occupaient le bien pendant cette période
5. Calculer la part de chaque locataire (par chambre ? par jours de séjour ? et qui paie la chambre vide ?)
6. Déduire ce que chaque loyer inclut déjà en charges
7. Ajouter la différence aux paiements de chaque locataire, avec une explication
8. Suivre qui a payé et relancer ceux qui ne l'ont pas fait

Pour un seul bien de 5 chambres, c'est gérable. Pour 10 biens et 80 chambres, cela devient un chantier chaque mois - et il suffit d'une mauvaise plage de dates ou d'une répartition mal calculée pour ouvrir un litige.

Comment fonctionne le lecteur de factures par IA de Vivin

Ouvrez Utilities et cliquez sur Add Bill. Voici ce qui se passe ensuite :

1. L'IA lit la facture

Dans l'onglet Upload PDF, déposez un ou plusieurs PDF (jusqu'à 25 Mo chacun). L'IA lit le texte de chaque PDF et en extrait le type de charge (électricité, gaz, eau ou internet), le fournisseur, le numéro et la date de la facture, la période de facturation, le total TVA et taxes comprises et le numéro du contrat de fourniture. Ses règles couvrent les factures portugaises (codes CPE et CUI) et italiennes (codes POD et PDR), et une facture commune d'électricité et de gaz devient deux factures. Les doublons sont signalés Already uploaded ; une facture que le lecteur ne peut pas lire, une numérisation par exemple, se saisit via Manual Entry.

2. Chaque facture arrive sur son bien

Chaque bien conserve les numéros de ses contrats de fourniture dans Utilities > Connections, un par type de charge, plus des Additional contract IDs pour un second compteur. Vivin compare le numéro de contrat de la facture à ces numéros et enregistre la facture sur ce bien - sans rapprocher d'adresses ni choisir dans une liste - et le signale si aucun bien ne le porte. Un contrat partagé par plusieurs biens est enregistré sur chacun d'eux, et son coût est réparti entre toutes leurs unités occupées.

3. Le coût est réparti nuit par nuit entre les chambres occupées

Vivin transforme chaque facture en coût journalier (montant de la facture ÷ jours de la période de facturation) et répartit le coût de chaque nuit à parts égales entre les chambres occupées cette nuit-là :

• Les chambres vides restent en dehors - une chambre au calendrier libre n'entre pas dans la répartition de cette nuit.
• Des nuits, pas des mois - la nuit du check-in compte, celle du check-out non.
• Les blocages sont pour le propriétaire - une nuit bloquée sans réservation compte comme occupée, et sa part est marquée Absorbed : aucun locataire ne la paie.
• Uniquement des périodes complètes - une nuit n'est répartie que lorsque chaque charge ayant un numéro de contrat sur le bien est couverte par une facture (en vert dans l'onglet Timeline).

Une seule règle pour toutes les factures - des parts égales par chambre occupée, pas la consommation de chacun - donc aucun relevé de sous-compteur à collecter.

4. Seul le dépassement est facturé, après votre validation

Chaque réservation porte un plafond mensuel pour les charges comprises dans le loyer, le Bills Included Max Value, proratisé selon les nuits calculées (plafond × nuits ÷ 30). En dessous, la période est marquée Covered et rien n'est facturé ; au-dessus, seule la différence devient une allocation. Un bien en All bills included ne facture jamais rien à ses locataires.

Les allocations avec un supplément à facturer commencent en Pending dans l'onglet Allocations, avec leur détail. Votre équipe les valide ou les rejette une par une ou en lot, par période de facturation, par bien ou par locataire. Seules les allocations validées arrivent sur l'échéancier du locataire, à échéance de la date de restitution du dépôt de garantie ; une validation peut être annulée tant que le montant n'est pas facturé.

Un exemple concret : un appartement, un mois

Un exemple illustratif - chiffres inventés, règles de Vivin. Un coliving de 6 chambres reçoit 270 € de factures de novembre (électricité, eau et internet) pour les 30 jours : 9,00 € par jour. Chaque réservation inclut jusqu'à 40 € de charges par mois. Le locataire de la chambre 3 fait son check-out le 15 novembre, un nouveau locataire fait son check-in le 25 novembre, et les cinq autres chambres sont occupées tout le mois.

Locataire	Nuits	Part des factures	Inclus dans le loyer	Supplément à valider
Chambres 1, 2, 4, 5 et 6 (chacune)	30	48,00 €	40,00 €	8,00 €
Chambre 3, locataire sortant	14	21,00 €	18,67 €	2,33 €
Chambre 3, locataire entrant	6	9,00 €	8,00 €	1,00 €
Appartement entier	-	270,00 €	226,67 €	43,33 €

La part d'une nuit est de 9,00 € ÷ 6 = 1,50 € par chambre, ou de 9,00 € ÷ 5 = 1,80 € pendant les 10 nuits où la chambre 3 est vide. Le montant inclus du locataire sortant est le plafond de 40 € sur 14 nuits (40 € × 14 ÷ 30 = 18,67 €). Les 270 € sont entièrement répartis ; seuls 43,33 € sont soumis à validation.

Des réglages souples pour chaque situation

Facturer chaque mois ou en fin de réservation

Dans Settings > Global Settings, la carte Utilities définit le Charge Time : Every Month ou End of Booking (le réglage par défaut). Avec End of Booking, un séjour est réparti à sa fin, mais sa chambre compte entre-temps dans la répartition de chaque nuit : les colocataires qui partent les premiers ne prennent jamais sa part à leur charge.

Des charges forfaitaires mensuelles, régularisées à la restitution du dépôt

Vous préférez un forfait mensuel ? Ajoutez-le dans Settings > Payments comme frais récurrent avec Settle against the real bills at the deposit refund. À la restitution, Vivin compare, pour chaque mois dont toutes les factures sont arrivées, ce que le locataire a payé à sa part réelle : tout dépassement est ajouté à la réservation et réglé lors de la restitution du dépôt, et un total inférieur est rendu si Refund the difference when the bills come in lower est activé.

Une transparence que le locataire peut vérifier

La plupart des réclamations sur les charges viennent du fait de ne pas voir le calcul : « Pourquoi est-ce que je paie 45 € d'électricité ? Je n'étais même pas là pendant deux semaines. » Avec Vivin, la réponse est dans les données :

• Dans le portail locataire, la page Utilities liste les factures du bien sur la période de la réservation - type, fournisseur, numéro, période et montant - et ouvre le PDF de chaque facture.
• Chaque montant validé apparaît sur l'échéancier du locataire comme une ligne à part.
• Avec des charges forfaitaires mensuelles, le locataire reçoit par e-mail le récapitulatif de la régularisation : ce qui lui a été facturé, les factures réelles et la différence.
• Chaque allocation conserve son détail, pour que votre équipe puisse montrer comment chaque part a été calculée.

Pour commencer

Mettre en place la facturation des charges dans Vivin se fait en quatre étapes :

1. Enregistrez vos numéros de contrat - Un par bien et par type de charge, dans Utilities > Connections.
2. Fixez les plafonds - Vérifiez le Bills Included Max Value de chaque réservation et choisissez votre Charge Time.
3. Importez vos factures - Add Bill, puis Upload PDF : l'IA enregistre chacune sur son bien.
4. Vérifiez et validez - Dans Allocations, validez ou rejetez ; seuls les montants validés arrivent sur les échéanciers des locataires.

Ensuite, chaque mois : importez les nouvelles factures, repérez les trous dans la Timeline (l'onglet Bills détecte aussi les factures manquantes d'après l'historique de facturation de chaque bien) et vérifiez les allocations. Découvrez la fonctionnalité Utilities et le cycle de vie du dépôt de garantie, ou réservez une démo.

Importez les factures, validez la répartition. Vivin lit, enregistre et répartit chaque facture nuit par nuit, pour que votre équipe vérifie des chiffres au lieu de construire des tableurs - et aucun locataire n'est facturé sans votre validation.