Chaque facture de consommation lue par l'IA et répartie nuit par nuit
Le lecteur de factures par IA extrait automatiquement les données des factures de consommation. Chaque facture est répartie jour par jour entre les chambres occupées, pour que chaque locataire ne paie que les jours où il y a vécu.
En bref
Du PDF du fournisseur à la part de chaque locataire
Types de facture : électricité, eau, gaz et internet
Onglets : Factures, Raccordements, Chronologie, Répartitions, Carte des coûts et Vue d'ensemble
Statuts de répartition : En attente, Approuvée et Rejetée
Moments de facturation : Chaque mois ou Fin de la réservation
Fonctionnalités
Ce que fait le module Consommations
Du PDF du fournisseur à un montant approuvé dans l'échéancier de chaque locataire, avec chaque part calculée de la même façon.
Lecteur de factures IA
Importez vos factures en PDF : le lecteur de factures IA extrait le fournisseur, le numéro et la date de la facture, la période de facturation, le total TTC et l'identifiant du contrat, puis rattache chaque facture à son bien. Électricité, eau, gaz et internet.
Répartition intelligente des coûts
Répartissez les coûts de consommation selon les jours d'occupation : chaque jour de la facture est partagé à parts égales entre les chambres occupées ce jour-là. Avec les charges incluses, fixez un plafond par réservation et seul le dépassement est facturé.
Chaque facture rattachée par numéro de contrat
Enregistrez les numéros de contrat de fourniture de chaque bien dans Consommations > Raccordements, un par type de consommation, plus des numéros de contrat supplémentaires pour un second compteur. Vivin rapproche le numéro de contrat de chaque facture et la rattache à ce bien, ou vous prévient quand aucun bien ne le porte. Un contrat partagé par plusieurs biens est réparti entre tous leurs logements occupés.
Approuvez chaque montant d'abord
Chaque part au-delà du plafond reste En attente dans l'onglet Répartitions, avec son détail : le montant total de la facture, les jours calculés et le montant inclus pour la période. Approuvez ou rejetez une à une ou en masse, groupées par période de facturation, par bien ou par locataire. Seuls les montants approuvés arrivent dans l'échéancier du locataire, à échéance de la date de remboursement de la caution, et une approbation peut être annulée tant que le montant n'est pas facturé.
Chaque mois, à la fin ou un montant fixe
Choisissez le Moment de facturation dans Paramètres > Paramètres généraux : Chaque mois ou Fin de la réservation. Vous préférez un montant mensuel fixe ? Ajoutez-le en frais récurrent avec Régulariser avec les factures réelles au remboursement de la caution : Vivin compare ce que chaque locataire a payé à sa part réelle et régularise la différence avec la caution, en la remboursant quand les factures sont plus basses, si vous l'autorisez.
Dépenses, couverture et factures manquantes
Vue d'ensemble affiche les dépenses mensuelles par type de consommation, la moyenne mensuelle, la moyenne par logement et les biens les plus coûteux. Chronologie montre quels jours de chaque bien sont couverts par une facture, Carte des coûts montre la part de chaque chambre jour par jour et l'onglet Factures signale les factures manquantes d'après l'historique de facturation de chaque bien, avec la période attendue et un montant estimé.
Comment ça marche
Importez les factures
Dans Consommations, cliquez sur Ajouter une facture et déposez un ou plusieurs PDF. Le lecteur de factures IA lit le fournisseur, le numéro de facture, la période de facturation, le total et le numéro de contrat, puis rattache chaque facture à son bien. Les doublons sont signalés, et une facture illisible, comme un scan, passe par la Saisie manuelle.
Répartissez les coûts
Vivin répartit chaque facture selon les jours d'occupation et calcule la part de chaque locataire. Vous approuvez ou refusez chaque montant avant qu'il ne soit facturé au locataire.
Facturez les locataires
Les montants approuvés entrent dans l'échéancier de chaque locataire sur une ligne à part. Dans le portail locataire, la page Consommations liste les factures du bien pendant le séjour, chacune avec son PDF, pour que le locataire voie les factures derrière ce qu'il paie.
Sur le blog
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