Chaque ticket de maintenance, du signalement à la preuve de résolution
Vos locataires signalent les problèmes depuis le portail avec photos et vidéos, ou sur WhatsApp avec l'option chatbot IA, votre équipe ajoute le reste et Vivin crée elle-même les tickets récurrents et de check-in. Chaque priorité a son délai de réponse, et votre équipe terrain clôture les interventions sur téléphone avec le temps passé, les photos et les justificatifs.
En bref
Chaque ticket, son échéance et son coût au même endroit
Origines des tickets : votre équipe, le portail locataire, le chatbot WhatsApp et 5 automatiques
Priorités avec leur propre délai de réponse : Basse, Moyenne, Haute et Critique
Imputations des coûts : Propriétaire, Locataire ou Interne
Tickets réattribués ou terminés en une seule action groupée
Fonctionnalités
Ce que fait la maintenance Vivin
Du signalement du locataire à la photo de l'intervention terminée, avec échéances, coûts et les tickets que Vivin rédige pour vous.
Toutes les demandes dans une seule liste
Dans Operations > Tickets, les problèmes que vos locataires signalent depuis le portail, avec la chambre ou l'espace commun et leurs photos, vidéos ou PDF, côtoient les tickets de votre équipe. Avec l'option chatbot IA, ils peuvent aussi signaler un problème sur WhatsApp, et les photos qu'ils envoient arrivent sur le ticket. Chaque ticket indique sa provenance et passe par Non attribué, À faire, En cours et Terminé, et les interventions planifiées longtemps à l'avance attendent en Brouillon.
Des tickets que personne n'a à saisir
Événement récurrent crée d'un coup une intervention hebdomadaire, toutes les 2 semaines ou mensuelle, et vous dit combien de tickets il va créer avant d'enregistrer. Les tickets de check-in et de check-out se définissent une fois dans les Paramètres pour tous les biens et suivent les dates de la réservation. Les services commandés par les locataires, les problèmes relevés dans l'état des lieux d'une chambre et les ménages entre deux séjours ouvrent leurs propres tickets, et les modèles de tickets pré-remplissent les interventions que vous ouvrez encore à la main.
Un délai de réponse par priorité
Définissez les heures pour Basse, Moyenne, Haute et Critique dans les Paramètres, et chaque ticket reçoit son échéance selon sa priorité. Les tickets en retard affichent leur nombre de jours de retard, et le filtre En retard ne garde qu'eux. Avec l'option chatbot IA, vos règles par mots-clés fixent la priorité des signalements WhatsApp, et une analyse IA des tickets passés propose de nouveaux mots-clés à valider.
Clôturé sur place, preuve à l'appui
Sur le téléphone, Démarrer lance un chronomètre et Terminer les travaux ouvre une clôture guidée : le temps passé vient du chronomètre, la note interne peut être dictée, Preuve de résolution prend les photos de l'intervention et le justificatif d'achat de matériel devient une dépense sur le ticket. Activez Preuve de résolution obligatoire et aucun ticket n'est terminé sans au moins un fichier de preuve.
Coûts par ticket et par fournisseur
Chaque ticket indique qui supporte le coût : Propriétaire, Locataire ou Interne, et une dépense peut être facturée directement sur l'échéancier du locataire. Avec Prix par intervention, le tarif d'un prestataire externe par catégorie de ticket, majoré le soir, la nuit et le week-end, s'ajoute au ticket quand il le clôture. Dans Flux de trésorerie, Par fournisseur montre les coûts par intervention de chaque fournisseur et ce qui est déjà payé.
Les bonnes personnes, toujours informées
Attribuez les tickets à n'importe qui dans votre équipe, prestataires externes compris en tant qu'utilisateurs de votre compte, et donnez à chaque catégorie un responsable par défaut. Les Actions groupées réattribuent ou terminent jusqu'à 500 tickets à la fois. Les personnes qui suivent un ticket reçoivent un e-mail quand son statut, sa date ou sa priorité change, chacun choisit les alertes push qu'il reçoit sur l'application installée sur son téléphone, et les locataires suivent leur demande dans le portail.
Comment ça marche
Un problème est signalé
Un locataire le signale depuis le portail ou sur WhatsApp, votre équipe l'enregistre, ou Vivin l'ouvre à partir d'une intervention récurrente, d'un check-in, d'un service commandé ou de l'état des lieux d'une chambre.
Votre équipe planifie l'intervention
Le responsable par défaut de la catégorie et l'échéance de la priorité se remplissent seuls, le responsable est prévenu par e-mail et par notification push sur l'application installée, et les personnes qui suivent le ticket voient chaque changement.
L'intervention est clôturée avec preuve
Le technicien le clôture sur place avec le temps passé, les photos et les justificatifs, et le locataire le voit comme Résolue dans le portail. Chaque ticket garde son temps de résolution, et Analyses compte les tickets par mois, par bien, logement ou propriétaire.
Sur le blog
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