Moteur de réservation intégré au PMS : zéro double saisie
Un locataire réserve une chambre sur votre site un dimanche soir. Le lundi, quelqu'un recopie le nom, les dates, le loyer, le dépôt de garantie et les frais dans le PMS, bloque les dates sur Airbnb et sur les portails, prépare le contrat et le plan de paiement, et espère que personne n'a pris la chambre entre-temps. À 15 à 20 minutes par réservation, 40 réservations directes par mois représentent 10 à 13 heures de recopie, et chaque montant ressaisi est une occasion de se tromper.
Avec le moteur de réservation de Vivin, il n'y a rien à recopier. Le site de réservation lit les chambres dans Vivin, et une réservation directe arrive dans Vivin comme une réservation normale, avec les dates, le loyer, le dépôt de garantie et les frais. C'est cela, un moteur de réservation intégré au PMS : les réservations directes entrent dans votre PMS, ferment les dates sur tous les canaux et passent au contrat, au plan de paiement et à l'arrivée.
Pourquoi la recopie manuelle des réservations directes tourne-t-elle mal ?
- Des erreurs sur l'argent - un loyer de 650 € saisi à 560 €, ou un dépôt oublié, réapparaît des semaines plus tard comme une dette que personne ne doit.
- Une fenêtre pour les doubles réservations - entre la réservation et le moment où quelqu'un bloque les dates, la chambre reste en vente partout.
- Deux annonces à tenir à jour - prix, photos et disponibilités modifiés sur le site puis dans le PMS finissent par diverger.
- Une paperasse lente - le contrat et le plan de paiement attendent que quelqu'un ait le temps de saisir la réservation.
Que se passe-t-il après la réservation d'un locataire sur votre site de réservation ?
1. La chambre vient de Vivin
Il n'y a pas de deuxième annonce à tenir pour le site de réservation : le loyer, les disponibilités et les photos viennent de Vivin. Modifiez un loyer ou bloquez une chambre dans Vivin, et le site de réservation suit. Les règles de séjour de la chambre, comme la durée minimale et maximale et la fenêtre de réservation, déterminent les dates que le locataire peut choisir.
2. La réservation arrive dans Vivin
Quand le locataire réserve et paie le premier mois de loyer, la réservation arrive dans Vivin comme une réservation normale, sur la bonne chambre, avec le locataire, les dates, le loyer ainsi que le dépôt de garantie et les frais de l'annonce. Personne ne la saisit à la main, et elle figure dans la même liste de réservations que celles de vos autres canaux.
3. Les dates se ferment sur tous les canaux
Comme la réservation est dans Vivin, ses dates sont prises partout où Vivin publie la chambre : dans le Multicalendar, sur Airbnb et Booking.com via le channel manager natif, et sur les portails qu'alimente votre channel manager. Les canaux reliés par lien de calendrier reçoivent le changement à la synchronisation suivante.
4. Le contrat
La réservation est prête pour le même parcours de contrat que n'importe quelle réservation Vivin : le contrat est généré à partir de votre modèle avec les données de la réservation, et le locataire le signe en ligne, avec le colocataire ou le garant s'il y en a un.
5. Le plan de paiement
Le dépôt de garantie, les frais et les loyers mensuels vont dans le plan de paiement de la réservation, du même type que pour toutes vos autres réservations, et sont encaissés avec les paiements de Vivin.
6. L'arrivée
Si vous utilisez le check-in digital de Vivin, le locataire suit les mêmes étapes que tous les autres avant d'arriver : contrat, paiements d'entrée, heure d'arrivée et règlement intérieur.
Réservation directe dans le PMS ou recopie à la main : les chiffres
Une estimation indicative pour un opérateur avec 40 réservations directes par mois :
| Étape | Recopié depuis e-mails et formulaires | Site de réservation relié à Vivin |
|---|---|---|
| Créer la réservation avec dates, loyer, dépôt et frais | 10 à 15 minutes | Créée par la réservation elle-même |
| Bloquer les dates sur les autres canaux | 3 à 5 minutes, plus une fenêtre de risque | Fermées à partir de la réservation |
| Vérifier les montants pour repérer les erreurs | 2 à 3 minutes | Repris de l'annonce |
| Mettre à jour loyer, photos et disponibilités sur le site | 1 à 2 heures par mois | Fait une fois, dans Vivin |
| Temps de l'équipe par mois (40 réservations) | 12 à 17 heures | Moins d'1 heure de vérification |
Cela rend environ 11 à 16 heures par mois à votre équipe, avec une fenêtre beaucoup plus courte pendant laquelle une chambre réservée sur votre site reste en vente ailleurs.
Une réservation directe du dimanche soir au lundi matin
Prenons, à titre d'exemple indicatif, un opérateur de coliving à Lisbonne avec 80 chambres. Le dimanche à 23h10, une étudiante réserve sur le site de l'opérateur une chambre à 650 € à partir du 1er février, pour cinq mois, et paie le premier mois de loyer par carte. Le lundi à 9h, la réservation est déjà dans Vivin avec les dates, le loyer de 650 € ainsi que le dépôt de garantie de 650 € et les frais de dossier de 150 € de l'annonce, et la chambre est fermée sur Airbnb et sur les portails. L'équipe la vérifie et envoie le contrat, comme pour n'importe quelle réservation : environ cinq minutes au lieu de vingt.
Comment relier votre site de réservation à Vivin
- Tenez à jour dans Vivin le loyer, les disponibilités et les photos de chaque chambre : le site de réservation les lit à cet endroit.
- Définissez les règles de séjour de chaque chambre : durée minimale et maximale et fenêtre de réservation.
- Connectez vos autres canaux dans Vivin, pour qu'une réservation directe ferme les dates partout.
- Préparez votre modèle de contrat et vos réglages de paiement, pour que chaque nouvelle réservation soit prête à signer et à encaisser.
Découvrez ce que comprend le moteur de réservation de Vivin, lisez comment les locataires paient le premier loyer à la réservation, ou réservez une démo pour suivre une réservation directe de votre site jusqu'à Vivin.
Questions fréquentes
Les réservations directes de mon site entrent-elles directement dans le PMS ?
Oui. Une réservation faite sur un site de réservation Vivin arrive dans Vivin comme une réservation normale, sur la bonne chambre, avec le locataire, les dates, le loyer ainsi que le dépôt de garantie et les frais de l'annonce. Personne ne la saisit à la main et, à partir de là, elle suit le même contrat, le même plan de paiement et la même arrivée que vos autres réservations.
Dois-je tenir une annonce séparée pour mon site de réservation ?
Non. Le site de réservation lit les chambres dans Vivin : le loyer, les disponibilités et les photos viennent de là. Quand vous modifiez un loyer ou bloquez une chambre dans Vivin, le site de réservation suit, il n'y a donc pas de deuxième annonce à synchroniser.
Une chambre peut-elle être réservée deux fois entre mon site et Airbnb ou les portails ?
Le site de réservation ne propose que des dates libres dans Vivin, et une réservation dans Vivin ferme ses dates sur les canaux auxquels Vivin est relié : via l'API pour Airbnb et Booking.com, et à la synchronisation suivante pour les canaux reliés par lien de calendrier. Cela referme la fenêtre qui s'ouvre quand quelqu'un doit bloquer les dates à la main.
Combien fait gagner un moteur de réservation intégré au PMS ?
Surtout du temps de recopie et des erreurs. Selon une estimation indicative, un opérateur avec 40 réservations directes par mois passe 12 à 17 heures à recopier des réservations, bloquer des dates et vérifier des montants à la main, contre moins d'une heure de vérification quand le site de réservation et le PMS partagent les mêmes données.
Réservez une fois, vendez partout. Quand votre site de réservation et votre PMS partagent les mêmes chambres, une réservation directe demande une vérification, pas une nouvelle saisie.
